Przez lata zasada była prosta i dla wielu osób krzywdząca: do stażu pracy liczył się tylko etat. Ktoś, kto dekadę przepracował na zleceniach albo prowadził firmę, a potem przeszedł na umowę o pracę, zaczynał od zera i dostawał 20 dni urlopu. Nowelizacja Kodeksu pracy to zmienia. W budżetówce nowe zasady działają od 1 stycznia 2026 r., u pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r.
Zmiana nie dzieje się jednak sama. Pracodawca uwzględni nowe okresy dopiero wtedy, gdy pracownik je udokumentuje, a na dostarczenie dokumentów jest określony czas. Wyjaśniamy, co się liczy, jak zdobyć zaświadczenie z ZUS i ile można na tym zyskać.
Od kiedy obowiązują nowe przepisy
Nowelizację uchwalono i podpisano w 2025 r., a jej wejście w życie rozłożono na dwa etapy:
- 1 stycznia 2026 r. u pracodawców z sektora finansów publicznych, czyli m.in. w urzędach, szkołach publicznych, publicznych placówkach ochrony zdrowia i jednostkach samorządu,
- 1 maja 2026 r. u wszystkich pozostałych, w tym w prywatnych firmach.
Na dzień publikacji tego tekstu przepisy obowiązują więc już wszystkich pracodawców.
Co od teraz wlicza się do stażu pracy
Do okresów zatrudnienia, od których zależą uprawnienia pracownicze, dolicza się teraz:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, także czas jej zawieszenia na sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem,
- okresy współpracy przy działalności prowadzonej przez inną osobę (np. małżonka),
- okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
- okresy wykonywania umowy agencyjnej,
- okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą, inne niż zatrudnienie, np. własna działalność w innym kraju.
Liczą się także okresy sprzed wejścia przepisów w życie, nawet sprzed wielu lat, pod warunkiem że da się je udokumentować.
Ważny warunek: ubezpieczenia społeczne
Przy zleceniach i działalności z zasady liczą się okresy, w których z tego tytułu podlegało się ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Dlatego najczęściej odpadają zlecenia wykonywane w czasie studiów przed 26. urodzinami (student nie podlegał wtedy ubezpieczeniom z umowy) oraz zlecenia wykonywane równolegle z etatem, gdy ze zlecenia nie było obowiązkowych składek. Dla okresów, w których nie było ubezpieczeń, przepisy przewidują możliwość udokumentowania ich w inny sposób, ale w praktyce jest to trudniejsze.
Okresy, które się pokrywają
Ten sam czas nie liczy się podwójnie. Kto przez dwa lata miał jednocześnie etat i zlecenie, ma w stażu dwa lata, a nie cztery. Podobnie z nauką w szkole: lata nauki, które już wliczają się do stażu urlopowego, nie sumują się z równoległymi zleceniami.
Jak udokumentować staż: zaświadczenie z ZUS
Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie z ZUS o okresach ubezpieczenia dla celów doliczania do stażu pracy. Wniosek składa się elektronicznie, przez eZUS (dawniej PUE ZUS): po zalogowaniu w zakładce z usługami wyszukuje się wniosek USP. Część danych jest już wypełniona. ZUS doręcza zaświadczenia i decyzje wyłącznie elektronicznie, na konto w eZUS, a o nowym dokumencie informuje SMS-em, e-mailem lub w aplikacji mZUS.
Zainteresowanie jest ogromne. Według danych ZUS przytaczanych w mediach, do końca stycznia 2026 r., gdy przepisy obejmowały jeszcze tylko budżetówkę, urząd rozpatrzył ponad 228 tys. wniosków i wydał ponad pół miliona zaświadczeń. W niemal 50 tys. przypadków odmówił.
Gdy ZUS odmówi
Odmowa zwykle wynika z tego, że na koncie nie ma zgłoszenia do ubezpieczeń z danego tytułu: albo nie było obowiązku ubezpieczenia, albo zleceniodawca nie zgłosił umowy, albo dokumenty zawierały błędy. Jeśli masz umowy, rachunki czy potwierdzenia przelewów, możesz złożyć wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego i dołączyć te dokumenty. Wniosek składa się przez eZUS, pocztą albo w placówce ZUS.
Gdy ZUS nie jest w stanie wydać zaświadczenia, np. dla okresów bardzo odległych albo pracy za granicą, pracownik może wykazać staż innymi dokumentami. Dla działalności za granicą przydadzą się zaświadczenia tamtejszych urzędów, wpisy do rejestrów i rozliczenia podatkowe. O dokumentach z zagranicznych urzędów piszemy szerzej w tekście o dochodach z zagranicy w polskim PIT.
Termin: 24 miesiące
Osoby, które były zatrudnione w dniu wejścia nowych przepisów w życie, mają 24 miesiące na przedstawienie dokumentów aktualnemu pracodawcy. W sektorze finansów publicznych termin biegnie od 1 stycznia 2026 r., u pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r. Pracodawca nie ma obowiązku uwzględniać okresów, które zostaną udokumentowane po tym terminie.
Zaświadczenie trzeba przekazać pracodawcy. Samo jego pobranie z eZUS niczego nie zmienia, bo ZUS nie wysyła go do firmy. Najprościej przekazać plik lub wydruk w kadrach i poprosić o potwierdzenie przyjęcia z datą.
Na co wpływa dłuższy staż
Urlop wypoczynkowy
To najbardziej odczuwalny skutek. Pracownik ze stażem krótszym niż 10 lat ma 20 dni urlopu rocznie, a od 10 lat 26 dni. Do tych 10 lat wlicza się także szkoła: np. liceum ogólnokształcące 4 lata, szkoła policealna 6 lat, studia wyższe 8 lat (liczy się tylko jedna szkoła, ta najkorzystniejsza).
Dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, odprawy
Dodatki za wieloletnią pracę i nagrody jubileuszowe są powszechne w sektorze publicznym, gdzie wynikają z ustaw i rozporządzeń, a w firmach prywatnych z regulaminów wynagradzania lub układów zbiorowych. Jeśli ich wysokość zależy od stażu, nowe okresy mogą je podwyższyć. Przepisy nie przewidują wyrównań za okresy wsteczne, ale nagroda jubileuszowa może się należeć od razu, jeżeli po przeliczeniu pracownik osiągnął wymagany staż.
Okres wypowiedzenia
Tu zmiana jest wąska. Okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy, więc zlecenie czy działalność liczą się do niego tylko wtedy, gdy praca była wykonywana na rzecz tego samego pracodawcy, np. ktoś najpierw współpracował z firmą na B2B, a potem przeszedł do niej na etat.
Emerytura
Nowe przepisy nie zmieniają zasad przyznawania ani wysokości emerytury. Te zależą od składek zapisanych na koncie w ZUS, a nie od stażu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.
Ile można zyskać: przykład
Pani Marta skończyła liceum ogólnokształcące (4 lata do stażu), przez 4 lata prowadziła jednoosobową firmę z pełnymi składkami, a od 3 lat pracuje na etacie za 7 000 zł brutto. Dotychczas jej staż urlopowy wynosił 7 lat, więc miała 20 dni urlopu. Po doliczeniu działalności ma 11 lat i 26 dni urlopu.
Sześć dodatkowych dni płatnego wolnego przy pensji 7 000 zł i przyjęciu 21 dni roboczych w miesiącu to równowartość około 2 000 zł rocznie (7 000 zł : 21 × 6).
Gdyby dodatkowo regulamin wynagradzania w jej firmie przewidywał dodatek stażowy 1% pensji zasadniczej za każdy rok pracy, przy pensji zasadniczej 5 000 zł i stażu wzrastającym z 6 do 10 lat dodatek wzrósłby z 300 zł do 500 zł miesięcznie, czyli o 2 400 zł brutto w skali roku.
Przy większej liczbie pracowników z historią zleceń i działalności rośnie więc koszt zatrudnienia, głównie przez dłuższe urlopy. Pracodawcy, którzy chcą to uwzględnić w budżecie, znajdą rozpisany koszt etatu w tekście ile naprawdę kosztuje pracownik.
Co zrobić teraz: krótka lista
- Zastanów się, czy w Twojej historii są okresy zleceń, umów agencyjnych, działalności lub pracy za granicą, które mogą podnieść staż, zwłaszcza w kierunku progu 10 lat.
- Złóż wniosek USP w eZUS.
- Gdy przyjdzie odmowa, zbierz umowy, rachunki i potwierdzenia płatności i złóż wniosek o postępowanie wyjaśniające.
- Przekaż zaświadczenie pracodawcy i zachowaj potwierdzenie przekazania.
- Sprawdź, czy kadry przeliczyły wymiar urlopu i ewentualne dodatki.
Jeśli dopiero wybierasz formę współpracy z firmą, warto wiedzieć, że zlecenie i działalność ze składkami nie „zerują” już stażu. Porównanie umów pod względem pieniędzy i praw znajdziesz w artykule umowa o pracę, zlecenie, dzieło czy B2B. W sporach o konkretne okresy, np. przy pracy za granicą bez polskich dokumentów, pomocna bywa porada prawnika specjalizującego się w prawie pracy.
Najczęstsze pytania
Czy zlecenie na studiach liczy się do stażu?
Zwykle nie, jeśli w czasie umowy byłeś studentem przed 26. urodzinami i nie podlegałeś z niej ubezpieczeniom. To jedna z najczęstszych przyczyn odmowy wydania zaświadczenia przez ZUS.
Czy działalność z ulgą na start wlicza się do stażu?
W tym czasie przedsiębiorca nie płaci składek społecznych, ale prowadzi działalność, a przepisy przewidują możliwość doliczenia także takich okresów. ZUS może jednak nie potwierdzić ich w zaświadczeniu, bo nie ma ich na koncie ubezpieczonego. Wtedy przydadzą się wpis do CEIDG i dokumenty firmowe.
Czy nowy pracodawca też musi uwzględnić te okresy?
Tak. Przepisy dotyczą wszystkich pracodawców, a zaświadczenie z ZUS można przekazać przy zatrudnieniu, razem ze świadectwami pracy.
Czy dostanę wyrównanie urlopu za poprzednie lata?
Nie. Nowe okresy działają na przyszłość, od wejścia przepisów w życie u danego pracodawcy. Wcześniejsze lata nie są przeliczane.
