Od wiosny 2026 roku faktura między firmami to w Polsce przede wszystkim plik w systemie Ministerstwa Finansów, a nie PDF wysłany mailem. Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to państwowa platforma, przez którą faktury się wystawia, przesyła i odbiera. Każda faktura dostaje w nim własny numer, a nabywca znajduje ją w systemie, nawet jeśli sprzedawca nic mu nie wysłał.
Większość firm korzysta z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi przedsiębiorcy mają jeszcze kilka tygodni okresu przejściowego. Wyjaśniamy, co obowiązuje na początku listopada 2026 roku, co zmieni się 1 stycznia 2027 roku i jak przygotować do tego jednoosobową firmę.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy
Obowiązek wchodził etapami:
- 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkowe dla firm, których sprzedaż w 2024 roku (z VAT) przekroczyła 200 mln zł. Od tego samego dnia wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania objął pozostałe firmy.
- do 31 grudnia 2026 roku trwa okres przejściowy dla najmniejszych: jeśli wartość sprzedaży brutto udokumentowanej fakturami wystawionymi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, faktury można jeszcze wystawiać poza KSeF, papierowo lub jako zwykły plik. Do końca roku poza systemem można też wystawiać faktury z kasy fiskalnej.
- 1 stycznia 2027 roku okres przejściowy się kończy i KSeF obowiązuje praktycznie wszystkich wystawców faktur dla firm.
Obowiązek nie obejmuje faktur dla konsumentów, czyli osób prywatnych bez NIP. Takie faktury możesz wystawić w KSeF dobrowolnie i przekazać klientowi wydruk lub PDF z kodem QR, ale możesz też nadal wystawiać je poza systemem.
Limit 10 000 zł: jak go liczyć w listopadzie i grudniu
Limit dotyczy sumy brutto faktur wystawionych w danym miesiącu. Liczy się kwota z VAT, a nie przychód netto. Jeśli w trakcie miesiąca przekroczysz 10 000 zł, w KSeF musisz wystawić już fakturę, która ten limit przebija, i wszystkie kolejne.
Pani Ewa prowadzi biuro tłumaczeń jako czynna podatniczka VAT. W listopadzie wystawiła poza KSeF faktury na 2 460 zł, 1 845 zł i 3 075 zł brutto, razem 7 380 zł. To mieści się w limicie. W grudniu pierwsze trzy faktury opiewają na 4 920 zł, 3 690 zł i 2 214 zł. Po dwóch pierwszych suma wynosi 8 610 zł, a trzecia faktura podnosi ją do 10 824 zł, czyli ponad limit. Ta trzecia faktura i każda następna w grudniu muszą trafić do KSeF. Od stycznia 2027 roku pani Ewa wystawia w KSeF wszystkie faktury dla firm, niezależnie od kwot.
Praktycznie: jeśli i tak musisz zacząć w styczniu, nie ma sensu pilnować limitu do końca roku. Przejście na KSeF w listopadzie da Ci czas na przetestowanie systemu, zanim zrobi się nerwowo.
Jak wystawić fakturę w KSeF
Masz trzy drogi:
- Program do fakturowania lub system księgowy połączony z KSeF. Wystawiasz fakturę jak dotąd, a program wysyła ją do systemu i pobiera numer KSeF.
- Bezpłatna Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury oraz pobierać je jako XML lub PDF.
- Aplikacja mobilna KSeF 2.0, również bezpłatna, wygodna przy kilku fakturach miesięcznie.
Właściciel jednoosobowej firmy loguje się do KSeF profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zawiadomienia ZAW-FA (papierowego lub elektronicznego formularza do urzędu skarbowego) zwykle nie musi składać. Potrzebują go przede wszystkim spółki i inne podmioty, które nie mają kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, żeby wskazać pierwszą osobę z pełnymi uprawnieniami.
Faktura w KSeF ma postać ustrukturyzowanego pliku XML. Za datę wystawienia uznaje się dzień, w którym wysłałeś ją do systemu, a za datę otrzymania przez nabywcę dzień, w którym system nadał jej numer. Dlatego data w polu „data wystawienia” i data przesłania do KSeF powinny się zgadzać.
Jak odebrać fakturę
Faktury od dostawców pojawiają się w KSeF niemal od razu po wystawieniu. Nie musisz niczego akceptować. Faktura jest uznana za otrzymaną, gdy dostaje numer KSeF, więc liczy się ona w Twoich rozliczeniach także wtedy, gdy do niej nie zajrzałeś. Dla kosztów i odliczenia VAT ma to znaczenie: brak maila od kontrahenta nie jest już wymówką.
Najwygodniej, gdy faktury z KSeF pobiera automatycznie program księgowy lub biuro rachunkowe. Raz w miesiącu warto jednak przejrzeć listę faktur zakupowych samodzielnie. W KSeF może się znaleźć faktura wystawiona na Twój NIP przez pomyłkę albo przez oszusta, a Ministerstwo Finansów zapowiadało uproszczenie zgłaszania takich podejrzanych dokumentów.
Uprawnienia: kto może działać w Twoim imieniu
Jeśli faktury wystawia pracownik albo księgowość prowadzi biuro, trzeba im nadać uprawnienia w KSeF. Robi się to w Aplikacji Podatnika lub w programie połączonym z systemem. Uprawnienia można przyznać konkretnym osobom albo firmie, na przykład biuru rachunkowemu identyfikowanemu przez NIP. Zakres jest różny: wystawianie faktur, przeglądanie faktur, zarządzanie uprawnieniami innych osób.
Dobra praktyka to nadawać tylko te uprawnienia, które są komuś naprawdę potrzebne, i odbierać je od razu po zakończeniu współpracy. Jeśli dopiero szukasz obsługi księgowej, zapytaj, jak biuro pracuje z KSeF. Opisujemy to szerzej w tekście o tym, jak wybrać biuro rachunkowe.
Gdy KSeF nie działa albo nie masz internetu
Przepisy przewidują trzy sytuacje, w których fakturę wystawiasz bez połączenia z systemem i dosyłasz ją później:
| Sytuacja | Do kiedy przesłać fakturę do KSeF |
|---|---|
| Tryb offline24 (problem po Twojej stronie, np. brak internetu) | najpóźniej następnego dnia roboczego |
| Niedostępność systemu (np. planowana przerwa techniczna) | następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności |
| Awaria ogłoszona przez Ministerstwo Finansów | w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
Faktura wystawiona offline i przekazana nabywcy przed nadaniem numeru musi mieć dwa kody QR, oznaczone jako „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2, który warto pobrać zawczasu, a nie w dniu awarii. Według informacji resortu finansów z września 2026 roku dotąd nie było awarii wymagającej trybu awaryjnego.
Kary: co obowiązuje, a co jest w projekcie
Ustawa o VAT przewiduje kary pieniężne za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek użycia systemu, za fakturę offline niezgodną z wzorem oraz za niedosłanie jej w terminie. Kara może sięgnąć 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT 18,7% kwoty należności ogółem. Przy fakturze na 10 000 zł netto i 2 300 zł VAT górna granica to 2 300 zł. Przy fakturze od podatnika zwolnionego z VAT na 10 000 zł byłoby to 1 870 zł.
W 2026 roku tych kar się nie stosuje. Według obecnie obowiązujących przepisów miałyby zacząć działać 1 stycznia 2027 roku. Rząd przyjął jednak projekt nowelizacji, który przesuwa ich stosowanie na 1 stycznia 2028 roku. Projekt trafił do Sejmu (druk nr 3245) i 21 października 2026 roku przeszedł pierwsze czytanie. Na dzień publikacji nie jest jeszcze uchwalony, a nowe przepisy miałyby wejść w życie 31 grudnia 2026 roku.
Projekt przesuwa tylko kary pieniężne, a nie sam obowiązek. Od 1 stycznia 2027 roku firmy z okresu przejściowego i tak muszą wystawiać faktury w KSeF. Ministerstwo zapowiada, że urzędy będą reagować na faktury wystawiane poza systemem i sprawdzać, czy nie prowadzi to do zaniżenia podatku. Nadal obowiązuje też odpowiedzialność karna skarbowa za wadliwe faktury.
Od 1 stycznia 2027 roku w przelewach za faktury, w tym w przelewach z mechanizmem podzielonej płatności, trzeba będzie podawać numer KSeF. To kolejny powód, żeby w grudniu uporządkować sposób płacenia faktur. Ważne daty znajdziesz w naszym kalendarzu podatkowym, a pozostałe zmiany na nowy rok w przeglądzie zmian podatkowych od 2027 roku.
Lista zadań na listopad i grudzień
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF profilem zaufanym i wystaw próbną fakturę w środowisku testowym lub pierwszą prawdziwą fakturę dla stałego klienta.
- Sprawdź, czy Twój program do faktur jest połączony z KSeF i czy sam pobiera faktury zakupowe.
- Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu lub pracownikom i ustal, kto odpowiada za wystawianie faktur.
- Pobierz certyfikat KSeF, który będzie potrzebny w trybie offline.
- Ustal z klientami będącymi konsumentami, w jaki sposób będą dostawać faktury.
- Uporządkuj zasady kontroli faktur zakupowych, bo od teraz to, co jest w KSeF, liczy się jako otrzymane. Przy ewentualnej kontroli z urzędu skarbowego urzędnik zobaczy te same dane co Ty.
Najczęstsze pytania
Czy jako firma zwolniona z VAT też muszę korzystać z KSeF?
Tak. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje także podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury dla firm. Jeśli Twoja miesięczna sprzedaż fakturowa nie przekracza 10 000 zł brutto, korzystasz z okresu przejściowego do końca 2026 roku.
Czy KSeF jest płatny?
Sam system i narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 i aplikacja mobilna) są bezpłatne. Płacisz najwyżej za komercyjny program, jeśli z niego korzystasz.
Czy klient musi mieć dostęp do KSeF, żeby dostać fakturę?
Firma z NIP odbiera faktury w KSeF. Konsumentowi przekazujesz wydruk lub PDF, a jeśli faktura jest w KSeF, wizualizacja powinna mieć kod QR pozwalający ją zweryfikować.
Co jeśli w KSeF pojawi się faktura, której nie zamawiałem?
Nie księguj jej i skontaktuj się z wystawcą. Jeśli podejrzewasz oszustwo, zgłoś to w urzędzie skarbowym lub przez infolinię Krajowej Informacji Skarbowej.
Przy nietypowych sprzedażach, na przykład dla kontrahentów zagranicznych, przy samofakturowaniu lub fakturach korygujących do dokumentów sprzed KSeF, warto skonsultować konkretne przypadki z księgowym.
