Kwota w umowie o pracę to nie jest to, ile pracownik kosztuje firmę. Do pensji brutto pracodawca dokłada własne składki, często także wpłatę do PPK, a do tego dochodzą wydatki, które nie przechodzą przez listę płac: badania, szkolenia BHP, sprzęt, wynagrodzenie za czas choroby. Przy płacy minimalnej sam narzut składkowy to prawie tysiąc złotych miesięcznie.
Poniżej rozpisujemy koszt zatrudnienia w 2026 r. dla trzech pensji, pokazujemy, ile z tego trafia do pracownika, i sprawdzamy, co zmieni się od stycznia 2027 r., gdy wzrośnie płaca minimalna.
Płaca minimalna w 2026 i 2027 roku
W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu wynosi 4 806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców i samozatrudnionych 31,40 zł. Osoba na część etatu dostaje proporcjonalnie mniej, ale stawka za godzinę nie może być niższa niż wynikająca z pełnej płacy minimalnej.
Na 2027 r. sprawa jest już przesądzona. Rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r. ustaliło płacę minimalną na 4 950 zł brutto, czyli o 144 zł (3%) więcej niż obecnie, a minimalną stawkę godzinową na 32,30 zł. Związki zawodowe chciały więcej, pracodawcy mniej, a ponieważ Rada Dialogu Społecznego nie doszła do porozumienia, kwotę ustalił rząd. Więcej o samej podwyżce piszemy w tekście płaca minimalna od 1 stycznia 2027.
Jakie składki płaci pracodawca
Część składek finansuje pracownik (potrąca się je z jego brutto), część wyłącznie pracodawca, ponad pensję. Po stronie firmy w 2026 r. są to:
| Składka lub fundusz | Stawka (od brutto) | Uwagi |
|---|---|---|
| Emerytalna | 9,76% | druga połowa składki emerytalnej, tyle samo płaci pracownik |
| Rentowa | 6,50% | pracownik płaci dodatkowo 1,5% |
| Wypadkowa | 1,67% | stawka dla firm zgłaszających do 9 osób, większe mają stawkę zależną od branży i wypadkowości (od 0,67% do 3,33%) |
| Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy | 2,45% | nie płaci się m.in. za kobiety od 55 i mężczyzn od 60 lat |
| FGŚP | 0,10% | Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z którego wypłaca się pensje, gdy firma zbankrutuje |
| Razem | 20,48% | przy stawce wypadkowej 1,67% |
| PPK (wpłata podstawowa pracodawcy) | 1,5% | tylko gdy pracownik nie zrezygnował z programu |
Składkę zdrowotną (9%) i chorobową (2,45%) w całości finansuje pracownik, więc w koszcie firmy ich nie widać. Za osoby wracające z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego firma przez 36 miesięcy nie płaci składek na Fundusz Pracy i FGŚP. Przy części etatu, gdy pensja jest niższa od płacy minimalnej, odpada składka na Fundusz Pracy.
Wszystkie te kwoty firma przekazuje do ZUS w jednym przelewie, a deklarację rozliczeniową ZUS DRA (zbiorcze zestawienie składek za dany miesiąc) składa do 15. dnia następnego miesiąca. Terminy na najbliższe tygodnie zebraliśmy w kalendarzu podatkowym.
Ile kosztuje pracownik: trzy pensje
Założenia: pełny etat, stawka wypadkowa 1,67%, pracownik ma podstawowe koszty uzyskania przychodu (250 zł) i złożył PIT-2, czyli oświadczenie, dzięki któremu firma co miesiąc odlicza mu 300 zł kwoty zmniejszającej podatek. Wariant z PPK zakłada wpłatę podstawową 1,5% po stronie firmy i 2% po stronie pracownika.
| 4 806 zł brutto | 7 000 zł brutto | 10 000 zł brutto | |
|---|---|---|---|
| Emerytalna (pracodawca) | 469,07 zł | 683,20 zł | 976,00 zł |
| Rentowa (pracodawca) | 312,39 zł | 455,00 zł | 650,00 zł |
| Wypadkowa | 80,26 zł | 116,90 zł | 167,00 zł |
| Fundusz Pracy i Solidarnościowy | 117,75 zł | 171,50 zł | 245,00 zł |
| FGŚP | 4,81 zł | 7,00 zł | 10,00 zł |
| Koszt firmy bez PPK | 5 790,28 zł | 8 433,60 zł | 12 048,00 zł |
| Koszt firmy z PPK | 5 862,37 zł | 8 538,60 zł | 12 198,00 zł |
| Netto pracownika bez PPK | 3 605,85 zł | 5 101,67 zł | 7 147,39 zł |
| Netto pracownika z PPK | 3 501,73 zł | 4 949,67 zł | 6 929,39 zł |
Przy płacy minimalnej z każdego 1 000 zł, które firma wydaje na pensję, do pracownika trafia około 623 zł. Reszta to składki emerytalne i rentowe (które w dużej części wrócą do niego kiedyś w emeryturze), składka zdrowotna i podatek.
Mała firma zatrudnia trzy osoby za płacę minimalną, wszystkie w PPK. Miesięcznie wydaje na nie 3 × 5 862,37 zł, czyli 17 587,11 zł, a rocznie około 211 045 zł. Pracownicy dostają na konto łącznie 3 × 3 501,73 zł, czyli 10 505,19 zł miesięcznie. Do tego dochodzą wpłaty na ich konta PPK: 3,5% pensji, z czego część to dopłata pracodawcy.
Dlaczego netto z PPK jest niższe o więcej niż 2% pensji? Wpłata pracodawcy do PPK jest dla pracownika przychodem, od którego płaci podatek, choć tych pieniędzy nie dostaje na rękę. Przy płacy minimalnej podnosi to zaliczkę na PIT o 8 zł miesięcznie. Jak krok po kroku liczy się netto, opisujemy w poradniku jak z brutto zrobić netto.
Koszty, których nie ma na liście płac
Składki to największa, ale nie jedyna pozycja. Pracodawca ponosi też wydatki, które łatwo pominąć przy planowaniu budżetu:
- Badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne oraz szkolenie BHP. Ich cena zależy od stanowiska i miasta.
- Wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni zwolnień w roku (14 dni u osób po 50. roku życia), zwykle 80% podstawy. Za ten czas firma płaci, a pracownik nie pracuje. Zasady liczenia opisujemy w tekście ile wynosi zasiłek chorobowy.
- Urlop: 20 lub 26 dni płatnych dni wolnych w roku. To w praktyce około 8-10% czasu pracy opłaconego bez pracy.
- Stanowisko pracy: komputer, telefon, odzież robocza, przy pracy zdalnej ryczałt lub zwrot kosztów.
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, obowiązkowy u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty.
- Wpłaty na PFRON w firmach z co najmniej 25 etatami, które nie osiągają 6% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.
Firma, która zastanawia się, czy zamiast etatu nie zaproponować innej umowy, znajdzie porównanie netto przy tym samym koszcie w artykule umowa o pracę, zlecenie, dzieło czy B2B.
Ile pracownik za minimalną będzie kosztował w 2027 roku
Przy płacy minimalnej 4 950 zł i niezmienionych stawkach składek koszt pełnego etatu wzrośnie do 5 963,76 zł miesięcznie bez PPK i 6 038,01 zł z PPK. To o 173,48 zł miesięcznie więcej niż w 2026 r. bez PPK, czyli około 2 082 zł rocznie na jednego pracownika.
Pracownik dostanie na rękę 3 703,93 zł (bez PPK) zamiast 3 605,85 zł, czyli o 98 zł więcej. To wyliczenie zakłada, że w 2027 r. zostaną utrzymane obecne koszty uzyskania przychodu, stawka 12% i miesięczna kwota zmniejszająca 300 zł.
Jesienią 2026 r. parlament pracuje nad ustawą zmieniającą skalę podatkową od 2027 r. Wersja przyjęta przez Sejm podnosi pierwszy próg ze 120 000 zł do 130 000 zł i wprowadza stawkę pośrednią 24%, nie zmienia jednak stawki 12% ani kwoty wolnej 30 000 zł. Dla pensji minimalnej rachunek się więc nie zmienia. Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona ostatecznie i podpisana, traktujemy ją jako projekt w toku prac.
Z płacą minimalną rosną także inne kwoty. Dodatek za każdą godzinę pracy w nocy wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia, więc od stycznia będzie wyższy. Od płacy minimalnej liczy się też podstawę preferencyjnych składek ZUS dla nowych przedsiębiorców (30% minimalnej) i minimalną składkę zdrowotną części przedsiębiorców. Pracownik na płacy minimalnej może ponadto obniżyć swoją wpłatę do PPK do 0,5%, jeśli jego wynagrodzenie ze wszystkich źródeł nie przekracza 1,2-krotności minimalnej.
Jak firma może legalnie obniżyć koszt zatrudnienia
Pole manewru jest niewielkie, ale istnieje:
- Sprawdzić, czy przysługuje zwolnienie ze składek na Fundusz Pracy i FGŚP, np. za osoby w wieku 55/60+ albo wracające z urlopu rodzicielskiego.
- Dopilnować stawki wypadkowej. Firmy, które zgłaszają 10 i więcej ubezpieczonych, mają ją wyliczaną na podstawie informacji ZUS IWA o liczbie ubezpieczonych i wypadków przy pracy z poprzednich lat. Każdego roku od 1 kwietnia obowiązuje nowa stawka, więc warto sprawdzić, czy kadry ją wprowadziły.
- Korzystać ze świadczeń zwolnionych ze składek, np. zwrotu kosztów pracy zdalnej czy części świadczeń z funduszu socjalnego przyznawanych według kryterium socjalnego.
Zamiana etatu na umowę cywilną tylko po to, żeby zapłacić mniej składek, nie jest legalnym sposobem, jeżeli praca nadal wygląda jak etat. Przy zakwestionowaniu umowy zaległe składki nalicza się z odsetkami za kilka lat.
Najczęstsze pytania
Ile wynosi płaca minimalna netto w 2026 roku?
Przy pełnym etacie, kosztach 250 zł i złożonym PIT-2 to 3 605,85 zł. Jeżeli pracownik jest w PPK, dostanie 3 501,73 zł. Osoby do 26. roku życia, które korzystają ze zwolnienia dla młodych, nie płacą zaliczki na PIT i dostają więcej.
Ile kosztuje pracodawcę pensja minimalna w 2026 roku?
5 790,28 zł miesięcznie bez PPK i 5 862,37 zł z PPK, przy stawce wypadkowej 1,67%. Firma o innej stawce wypadkowej zapłaci kilka złotych więcej lub mniej.
Od kiedy obowiązuje nowa płaca minimalna 4 950 zł?
Od 1 stycznia 2027 r. Pierwsza pensja w nowej wysokości to wynagrodzenie za styczeń 2027 r., wypłacane zwykle na przełomie stycznia i lutego.
Czy pracodawca płaci składkę zdrowotną za pracownika?
Nie. Składka zdrowotna w wysokości 9% jest potrącana z wynagrodzenia pracownika. Firma tylko ją oblicza i przekazuje do ZUS.
