Zawiadomienie z urzędu skarbowego potrafi zepsuć humor nawet przedsiębiorcy, który niczego nie ukrywa. Przebieg kontroli i jej wynik w dużej mierze zależą jednak od tego, jak na co dzień prowadzona jest księgowość, a nie od tego, co firma zrobi w ostatniej chwili.
Kontrola podatkowa, czynności sprawdzające i kontrola celno-skarbowa
W rozmowach przedsiębiorców wszystkie te pojęcia często wrzuca się do jednego worka, a różnice są istotne. Czynności sprawdzające to najłagodniejsza forma weryfikacji. Urząd prosi na przykład o wyjaśnienie rozbieżności w deklaracji albo o przesłanie kilku faktur i zwykle kończy się to na korespondencji. Kontrola podatkowa prowadzona przez urząd skarbowy jest już formalnym postępowaniem, z upoważnieniem, protokołem i sprawdzaniem dokumentów w siedzibie firmy lub w urzędzie. Kontrola celno-skarbowa to narzędzie stosowane przez Krajową Administrację Skarbową przy poważniejszych podejrzeniach i dużych kwotach. W małych firmach, takich jak jednoosobowe działalności czy spółki cywilne, najczęściej mamy do czynienia z dwiema pierwszymi formami.
Jak zaczyna się kontrola i ile może trwać
Co do zasady urząd skarbowy musi najpierw doręczyć zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może zacząć się nie wcześniej niż po siedmiu dniach od jego doręczenia, a jeśli nie zostanie wszczęta w ciągu 30 dni, urząd musi wysłać zawiadomienie ponownie. Są wyjątki, na przykład gdy istnieje podejrzenie przestępstwa skarbowego albo ryzyko zniszczenia dowodów, i wtedy kontrola może być niezapowiedziana. Czas trwania kontroli w firmie ogranicza Prawo przedsiębiorców. W jednym roku kalendarzowym łączny czas kontroli u mikroprzedsiębiorcy nie może przekroczyć 12 dni roboczych, u małego przedsiębiorcy 18 dni, u średniego 24 dni, a u dużego 48 dni.
Czas między zawiadomieniem a wszczęciem kontroli
Te kilka dni to najważniejszy moment dla przedsiębiorcy. Można wtedy spokojnie przejrzeć dokumenty z okresu objętego kontrolą i sprawdzić, czy deklaracje zgadzają się z ewidencją. Jeśli okaże się, że w rozliczeniu jest błąd, przepisy pozwalają złożyć korektę deklaracji jeszcze przed wszczęciem kontroli. Taka korekta, połączona z zapłatą ewentualnej zaległości wraz z odsetkami, znacząco poprawia sytuację podatnika. Po wszczęciu kontroli korekta w zakresie objętym postępowaniem nie wywoła już takich skutków. Dlatego pierwszą rzeczą po otrzymaniu zawiadomienia powinien być telefon do księgowej, a nie gorączkowe szukanie segregatorów.
Co sprawdza urząd w małej firmie
Zakres kontroli określa upoważnienie, więc urzędnicy nie sprawdzają „wszystkiego”, tylko konkretny podatek i okres. W małych firmach najczęściej weryfikuje się poprawność rozliczeń VAT, zasadność zaliczenia wydatków do kosztów, prawidłowe ujęcie przychodów oraz zgodność ewidencji z wyciągami bankowymi. Częstym tematem są samochody wykorzystywane w firmie i prywatnie, wydatki na telefon czy wyjazdy, a także faktury od kontrahentów, którzy okazali się nierzetelni. W przypadku przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo pod lupę trafia prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, spisy z natury i ewidencja środków trwałych. Przy pełnej księgowości dochodzą do tego polityka rachunkowości, zapisy na kontach i sprawozdanie finansowe. Warto pamiętać, że urząd może sięgnąć do rozliczeń sprzed kilku lat, bo zobowiązania podatkowe przedawniają się co do zasady po pięciu latach, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Prawa przedsiębiorcy podczas kontroli
Kontrola nie oznacza, że przedsiębiorca traci wpływ na jej przebieg. Ma prawo zobaczyć legitymację służbową kontrolujących i upoważnienie określające zakres kontroli. Może wskazać osobę, która będzie go reprezentować, na przykład pełnomocnika z biura rachunkowego. Ma prawo uczestniczyć w czynnościach, składać wyjaśnienia i wnioski dowodowe. Po zakończeniu kontroli otrzymuje protokół, a na zgłoszenie zastrzeżeń i wyjaśnień ma 14 dni od jego doręczenia. Ten termin warto wykorzystać, bo dobrze uzasadnione zastrzeżenia potrafią zmienić ocenę sytuacji jeszcze przed ewentualnym postępowaniem podatkowym.
Jak rzetelna księgowość ogranicza ryzyko
Najlepszym zabezpieczeniem przed kontrolą nie jest przygotowanie się do niej, tylko porządek na co dzień. Jeśli każda faktura kosztowa ma związek z działalnością, a wątpliwe wydatki są wyjaśnione od razu, podczas kontroli nie ma czego tłumaczyć po latach. Pomaga regularne uzgadnianie ewidencji z wyciągami bankowymi, pilnowanie terminów i przechowywanie dokumentów w uporządkowany sposób, także w wersji elektronicznej. Znaczenie ma również dokumentowanie decyzji, na przykład notatka, dlaczego wydatek uznano za koszt albo z jakiego powodu zastosowano określoną stawkę VAT. Doświadczona księgowa ze Stalowej Woli lub z innego miasta zna typowe punkty zapalne w danej branży i potrafi zwrócić uwagę na ryzyko, zanim wydatek trafi do rozliczenia. Biuro rachunkowe, które posiada obowiązkowe ubezpieczenie OC, bierze też odpowiedzialność za błędy popełnione przy prowadzeniu ksiąg, co daje przedsiębiorcy dodatkowe poczucie bezpieczeństwa.
Rola biura rachunkowego w trakcie kontroli
Księgowa nie przejmie za przedsiębiorcę odpowiedzialności podatkowej, ale może zdjąć z niego większość pracy organizacyjnej. Biuro przygotowuje zestawienia i kopie dokumentów, wyjaśnia sposób ujęcia poszczególnych operacji i pilnuje, żeby odpowiedzi na pytania urzędników były spójne. Na podstawie pełnomocnictwa może też uczestniczyć w czynnościach kontrolnych i odbierać korespondencję. Ogromną zaletą jest to, że osoba, która prowadziła księgi, zna historię dokumentów i nie musi rekonstruować jej od zera. W sprawach wymagających sporu z urzędem, na przykład przy odwołaniu od decyzji, warto dodatkowo skorzystać z pomocy doradcy podatkowego. Najważniejsze jest jednak, żeby przedsiębiorca nie zostawał z kontrolą sam i nie odpowiadał na pytania pod presją, bez sprawdzenia dokumentów.
Najczęściej zadawane pytania
Czy urząd skarbowy zawsze uprzedza o kontroli?
W większości przypadków tak, bo przepisy wymagają doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może rozpocząć się najwcześniej po siedmiu dniach od doręczenia i najpóźniej przed upływem 30 dni. Istnieją jednak wyjątki, w których zawiadomienia się nie wysyła, na przykład przy podejrzeniu przestępstwa skarbowego lub ryzyku zniszczenia dowodów. W razie wątpliwości warto od razu skontaktować się z księgową.
Czy można złożyć korektę deklaracji po otrzymaniu zawiadomienia?
Tak, i to często najrozsądniejszy krok, jeśli podczas przeglądu dokumentów wyjdzie błąd. Korekta złożona przed wszczęciem kontroli wywołuje skutki prawne, a zapłata zaległości z odsetkami poprawia sytuację podatnika. Po wszczęciu kontroli możliwość skutecznej korekty w zakresie objętym kontrolą jest ograniczona. Dlatego czas między zawiadomieniem a rozpoczęciem kontroli warto wykorzystać na spokojną weryfikację rozliczeń razem z biurem rachunkowym.
Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty podatkowe przechowuje się co do zasady do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że faktury z danego roku trzeba mieć pod ręką przez około sześć lat. Dla części dokumentów, na przykład kadrowych czy dotyczących środków trwałych, terminy są dłuższe. Warto ustalić z księgową, kto przechowuje dokumenty i w jakiej formie, szczególnie przy zmianie biura.
Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy wykryte podczas kontroli?
Odpowiedzialność podatkowa wobec urzędu zawsze spoczywa na podatniku, czyli na przedsiębiorcy. Biuro rachunkowe odpowiada natomiast wobec klienta za błędy popełnione przy prowadzeniu ksiąg, zgodnie z umową. Dlatego biura prowadzące księgi mają obowiązkowe ubezpieczenie OC, z którego można pokryć szkodę, na przykład odsetki wynikające z błędu księgowej. Warto sprawdzić zapisy umowy dotyczące odpowiedzialności jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.
Czy mała firma może zostać skontrolowana kilka razy w roku?
Przepisy nie wykluczają kilku kontroli, ale ograniczają ich łączny czas w roku kalendarzowym, w zależności od wielkości firmy. U mikroprzedsiębiorcy jest to 12 dni roboczych. Obowiązuje też zasada, że co do zasady nie prowadzi się jednocześnie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, choć istnieją od niej wyjątki. W praktyce małe firmy prowadzące rzetelną księgowość rzadko są kontrolowane wielokrotnie w krótkim czasie.
